ERPUAS01 (KELOMPOK)

#ERPUAST01 (KELOMPOK)

Tulisan inI merupakan bagian terakhir dari beberapa seri tulisan sebelumnya tentang openERP, Pokok Bahasan dalam tulisan ini adalah BAGAIMAN MELAKUKAN TRANSAKSI menggunakan OpenERP. Transaksi terjadi jika ada penjual dan pembeli atau antara sales dengan purchasing.

Dalam kesempatan ini akan dijelaskan tahapan transaksi yang dilakukan antar Perusahaan. Contoh diberikan transaksi antara Perusahaan PT KITA dengan BANK ZAMRUD INDONESIA

Dalam hal ini PT KITA sebagai Customer (komunikasi diperankan oleh Purchasing Manager) dengan  BANK ZAMRUD INDONESIA (diwakili atau diperankan oleh Sales Manager)

Secara sederhana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut

a)      PT KITA menerbitkan REQUEST FOR QUOTATION (RFQ)

b)      BANK ZAMRUD INDONESIA (BZI) menerima RFQ, dan kemudian menerbitkan QUOTATION

c)       PT KITA menerima QUOTATION dan jika sudah dilakukan negosiasi dan sepakat atas harga yang ditawarkan, selanjutnya PT KITA menerbitkan PURCHASING ORDER (PO)

d)      PO diterima BZI

e)      Seharusnya BZI melakukan pengiriman Barang (DELEVERY ORDER /DO), tapi dalam hal ini karena penjualan yang dilakukan adalah kredit bank (kredit modal kerja) maka tidak ada DO, melainkan Sales BZI menerbitkan Sales Order.

f)       Setelah disepakati perihal Produk yang dikirim atau dalam hal ini produk perbankan (kredit), maka dan diterima oleh PT KITA, maka BZI menerbitkan INVOICE kepada PT KITA, untuk selanjutnya bertransaksi pembayaran cicilan dari kredit tersebut

g)      Terakhir PT KITA melakukan pembayaran kredit dan BZI melakukan konfirmasi pembayaran.

Berikut ini adalah Screenshoot Jika transaksi ini dijalankan:

a)        Permintaan RFQ dari PT KITA, karena email gateway tidak bisa dijalankan (error)...

Terlampir tanda error, maka transaksi ini di lakukan melalui email pribadi:

Email sales: captaintsubasa.uperp20142@gmail.com an Dedi Hernadi

Email Purchasing : jiraiya.uperp20142@gmail.com  an Tegar HS

Gambar 1 Notifikasi Emauil Gateway  error

Gambar 2.  Email RFQ

Gambar 3.  Dok RFQ sebagai lampiran email

b)      RFQ diterima oleh PT BZI , selanjutnya atas dasar RFQ tsb, PT BZI Mengirimkan Penawaran Harga dengan email manual, karena email gateway tidak berfungsi (terlampir notifikasi error):

Gambar 3 Notifikasi email gateway dari BZI error

c)       Selanjutnya BZI mengirim penawaran harga dengan email manual, terlampir gambar email penawaran harga

Gambar 4 Email Penawaran Harga (Quotation) dari BZI

Gambar 3.  Dok Quotation sebagai lampiran email

d)      Selanjutnya PT KITA menerbitkan PO, seperti gambar dibawah ini (semua transaksi dilakukan melaui email) dan Dok PO dijadikan sebagai lampiran

Gambar 4.  Dok PO yang dilampirkan dalam email

e)      PO Diterima oleh PT BZI dan BZI mengirimkan barang dalam hal ini karena kredit, berarti mencairkan kredit ke Rekening PT KITA, setelah mengkofirmasi PO

Gambar 5.  Dok Konfirmasi PO yang dilampirkan dalam email

f)       Tahap selanjutnya PT BZI Menerbitkan Sales Order

Gambar 6.  Dok. SO dari BZI

g)      Selanjutnya setelah DO/Barang dalam hal ini pencairan kredit telah dikonfirmasi/diterima oleh customer (PT KITA), selanjutnya PT BZI menerbitkan INVOICE. Sebagai bentuk tagihan untuk mulai pembayaran kredit/produk yang diterima PT KITA tersebut. Terlampir gambar Invoice

Gambar 6.  Dok. Invoice dari BZI

h)      Setelah Invoice dikirim dan diterima oleh PT KITA, maka selanjutnya adalah PT BZI Menjournal transaksi tersebut yang dillakukan oleh Bagian Finance

i)       

Gambar 7.  Dok. Pembayaran dan Journal

Demikian, semoga bermanfaat.

Terima Kasih Sudah Berkunjung.....