ERP UAS #T02 (INDIVIDU)

Dalam proses bisnis di sebuah Perusahaan, tentu akan terjadi sebuah proses “jual beli” yang dikenal dengan nama “transaksi”. Diperusahaan modern dimana aplikasi ERP digunakan maka proses transaksi ini akan lebih terkendali dan aman.

Bagaimana tahapan-tahapan proses transaksi menggunakan OpenERP Odoo 8 ? Berikut ini adalah urutan proses bisnis transaksinya. Dalam hal ini saya akan memerankan seorang Sales Manager dari sebuah PT KITA kepada supllier  PT BZI .

1.    Saya sebagai Purchasing Manager BZI melakukan permintaan penawaran harga (RFQ) dari produk yang diinginkan ke Sales PT KITA melaui email (Seharus nya transaksi ini dilakukan dengan menggunakan email gate way) akan tetapi dikarenakan email gate way error maka transasksi ini dilakukan dengan email pribadi.

Gambar 1. Notifikasi email gate way error

Gambar 2. RFQ yang diminta ke PT KITA (lampiran email)

Gambar 3. Email permintaan penawaran ke PT KITA

 2.      Setelah Email RFQ diterima oleh Sales PT KITA, maka proses selanjutnya adalah sales PT KITA menerbitkan dan mengirimkan penawaran harga atau purchasing order (PO) yang dikirim lewat email gateway (karena email gateway Error) maka dalam hal ini menggunakan email pribadi atau perusahaan

.

Gambar 4. Bukti isi lampiran email pengiriman penawaran harga/Quotation dari PT KITA

Gambar 5. Lampiran PO Output dari OpenERP

3.       Setelah quotation dari PT KITA diterima oleh Saya sebagai Purchasing Manager BZI dan harga disetujui maka selanjutnya Saya (Purchasing Manager) BZI menerbitkan PO yang dikimkan lewat email ke Sales Manager PT KITA untuk diproses pengiriman produk yang diminta oleh Perusahaan BZI

.

Gambar 6. Email yang berisikan Purcasing Order (PO ) dari BZI

Gambar 7.  Purcasing Order (PO) dari BZI ke PT KITA

4.       Setelah PO diterima Sales PT KITA dan dikonfirmasi, selanjutnya Sales PT KITA mengeluarkan Sales Order (SO) dan produk yang diminta dikirimkan ke  BZI

Gambar 8. Konfirmasi PO BZI oleh Sales PT KITA

 5.      Setelah proses konfirmasi PO dan SO selesai, maka PT KITA segera mengirim produk ke BZI sesuai term dan selanjutnya produk tersebut akan diterima oleh bagian penerimaan atau warehouse BZI.

Gambar 9. Received Produk oleh warehouse BZI

6.         Transaksi berikut nya setelah produk diterima oleh BZI, maka PT KITA mengeluarkan invoice untuk melakukan penagihan terhadap produk yang dijualnya.

Gambar 10.  Invoice PT KITA

7.       Selanjutnya BZI harus melakukan proses pembayaran terhadap invoice yang dikirim PT KITA.

8.       Invoice akan di validasi dan dilakukan pembayaran oleh bagian Finance BZI dan mereport jurnal. Setelah pembayaran dilakukan atau diterima oleh PT KITA, maka transaksi dinyatakan selesai.

Gambar 11. Pembayaran invoice PT KITA oleh BZI

Para ERP-er, demikianlah sekilas proses transaksi antara sales dan purchasing menggunakan OpenERP Odoo 8.0

Mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi yang membacanya...

Tegar Hary Setyawan